Bienvenue dans ce tutoriel qui vous explique les fonctionnalités de votre espace organisateur sur fetedelascience.fr. Vous pourrez y créer votre page de présentation, inscrire des événements pour la fête de la science à venir ou encore dupliquer des éditions passées.

Pour accéder à votre espace personnel depuis la page d’accueil du site fetedelascience.fr cliquez sur "Menu", puis « Se connecter/S’inscrire ». Si vous n’avez jamais ouvert de compte, vous pouvez le faire très rapidement en cliquant sur l’onglet « créer un nouveau compte ». Remplissez les informations demandées puis cliquez sur « créer un nouveau compte ». Une fois votre inscription réalisée a consulté votre boîte mail. Un email de notre part vous y attend avec un lien pour valider votre inscription. Ouvrez ce mail et cliquez sur le lien.

Vous avez désormais accès à votre espace personnel avec un tableau de bord qui vous permet de réaliser les différentes actions Fête de la science. Vous pourrez retrouver toutes les informations de votre compte dans la rubrique « mon profil ». Vous aurez la possibilité d’y renseigner une nouvelle adresse email ou un nouveau mot de passe si besoin, mais également de renseigner l’organisation dont vous faites partie, comme une association, un centre de culture scientifique ou encore un laboratoire. Pour cela, rien de plus simple, écrivez dans le champ « Mon organisation » le nom de votre organisation. Si cette dernière existe déjà dans notre base de données, elle apparaitra. Si cela n’est pas le cas, cliquez sur « ajouter une nouvelle organisation » puis remplissez les champs.

Remplir votre profil et votre organisation est obligatoire. Sans cela, la coordination de la Fête de la science ne pourra pas évaluer vos événements.

Lorsque vous vous connectez à votre compte, vous accédez au tableau de bord de votre espace personnel. Une fois votre profil complété, vous pouvez créer votre premier événement. Une vidéo tutorielle vous expliquant comment créer votre manifestation est disponible sur le site fetedelascience.fr.

Chaque événement fait l’objet d’une évaluation par votre coordination régionale de la Fête de la science. Cette évaluation donne lieu à un avis qui vous est remis par mail. Si vous proposez plusieurs manifestations ou que vous souhaitez connaitre le statut de votre événement, il vous suffit de vous référer à votre tableau de bord. Le statut de votre événement apparait dans l’avant-dernière colonne du tableau de bord : il peut être en modération, validé ou refusé. Lorsque votre événement à un statut validé, cela signifie que votre événement est publié et apparait dans le programme de la Fête de la science. Vous pouvez alors le retrouver dans la page programme à partir du moment où la programmation est en ligne.

Dans le menu, vous trouverez également la rubrique « Ressources », n’hésitez pas à les consulter. Vous y trouverez des contenus à destination du grand public, tels que des escapes game, livre ou exposition, que vous pourrez télécharger gratuitement.

Des questions ? Avant de nous contacter, rendez-vous sur la foire aux questions, accessible depuis le menu. Les réponses pourraient déjà s’y trouver.

Bienvenue dans ce tutoriel qui vous explique comment renseigner vos événements sur le site fetedelascience.fr. Commencez par vous connecter à votre tableau de bord. Si vous ne savez pas comment vous connecter, vous pouvez consulter notre tutoriel « Découvrir son espace organisateur ».

Une fois connecté au tableau de bord, vous avez la possibilité de créer deux types d’événement. Soit un événement ponctuel, soit un événement multi-animations. Un événement ponctuel est un événement qui présente une animation sur un lieu unique. En revanche, si l’événement propose au moins deux animations liées entre elles, il est alors défini comme un événement multi-animations.

Si vous souhaitez créer un événement ponctuel, cliquez sur « Ajouter un événement ponctuel ou une animation ». Si vous souhaitez créer un événement multi-animations, cliquez sur « Ajouter un événement multi-animations ».

Vous avez alors la possibilité de créer un nouvel événement ou de reconduire un événement passé. Si vous proposez un événement avec des caractéristiques identiques à un événement passé, il vous est possible de dupliquer l’événement passé et ses données sans avoir à les ressaisir. N’oubliez pas d’actualiser les informations qui doivent l’être comme les dates et les horaires.

Attention, la présentation de votre événement figurera dans le programme en ligne et sera visible du public. Nous vous conseillons donc de soigner sa présentation avec des titres et descriptifs attractifs et d’y renseigner toutes les informations dont l’utilisateur pourrait avoir besoin pour participer.

Le titre de votre événement doit donner envie aux participants de cliquer sur votre manifestation. Le titre doit être court, attractif, et signifiant pour un public non averti. Écrivez votre titre normalement, sans guillemets ni majuscules pour l’ensemble du texte.

Concernant le chapeau, il s’agit d’un texte très court qui permet d’accrocher l’internaute en piquant sa curiosité. Il doit mettre en avant une particularité singulière de l’événement et donner envie à l’internaute de lire la version longue pour en savoir plus.

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information pratique puisqu’un espace est réservé à ces dernières.

Enfin, l’image est le premier élément que les participants vont voir de votre animation lorsqu’elle sera publiée dans la programmation en ligne. Choisissez une illustration qui donnera un avant-goût de la visite. Il peut s’agir du lieu de l’événement, d’une image en lien avec le thème… Attention à ne pas mettre de photo qui comporte un logo, une typographie ou du texte en illustration principale. Nous ne pouvons pas les accepter dans un souci d’accessibilité et d’harmonie entre les différents événements. En revanche, le logo de votre structure peut être ajouté en bas de page, nous y reviendrons tout à l’heure. Veuillez également à ce que ce fichier soit au bon format : paysage, 1200 x 840 pixels.

Sélectionnez le format de votre événement. Dans le cas d’un événement ponctuel, il peut s’agir d’un atelier, d’une conférence, d’une rencontre/débat, d’un jeu, d’une exposition, d’un spectacle ou encore d’une visite de site.

Dans le cas d’un événement multi-animations, il peut s’agir :

- D’un village des sciences : un événement rassemblant plusieurs animations, sur un lieu unique, au cœur des villes et villages, sous chapiteaux ou tentes ;

- D’un festival : un événement rassemblant plusieurs animations, sur un ou plusieurs lieux, autour d'activités associant le spectacle, les arts ou les loisirs ;

- D’un parcours scientifique : un événement rassemblant plusieurs animations proposées sur des lieux différents, autour d’une thématique ou d’une quête.

Puis précisez si cet événement se tiendra en présentiel ou en ligne.

Le texte principal permet de décrire votre événement en détaillant ce que les participants vont pouvoir y découvrir, ce qu’ils vont pouvoir faire pendant l’animation, etc. Il doit être court, compréhensible pour un public non averti et surtout donner envie aux visiteurs de participer à l’événement. Des options de mises en forme existent, mais afin de rester le plus accessibles, nous vous conseillons de ne pas en abuser. Il est également possible d’importer une image dans cet espace descriptif ainsi que l’URL d’une vidéo (affiche, teaser...).

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information pratique puisqu’un espace est réservé à ces dernières.

Préciser ici, par exemple, les noms des intervenants d’une conférence, les noms des structures animatrices d’un atelier, les noms des personnalités et compagnies de théâtre qui proposent un spectacle… mais pas les structures qui organisent, financent ou diffusent (elles ont une section dédiée plus loin dans le formulaire).

Concernant la thématique, sélectionnez les champs correspondants. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.

Ici, vous pouvez fournir autant de détail que nécessaire. Certaines informations sont indispensables, notamment le lieu de l’événement, les publics concernés, les dates et les heures.

Le lieu de l’événement permet aux participants de localiser la manifestation sur la carte, et de l’afficher correctement dans le programme. Pour renseigner le lieu de votre événement, utiliser la barre de recherche. En effet, votre lieu existe peut-être déjà dans notre base de donnés. Vérifiez donc qu’il n’existe pas déjà avant de le créer. S’il n’existe pas encore, cliquez sur « ajouter un nouveau lieu » et remplissez les champs. Si l’adresse renseignée ne fonctionne pas, vous avez la possibilité de placer directement le lieu sur la carte située en bas de la fiche ou de renseigner sa latitude et sa longitude. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Tout événement de la Fête de la science doit avoir au moins un jour compris dans les dates officielles de l’événement. Un événement ne peut pas démarrer avant le premier jour des dates officielles.

Ajouter "Date unique" permets d'enregistrer un événement ne se déroulant qu'une seule fois (sur une journée / sur un créneau)

Ajouter "Dates multiples" permets d'enregistrer les événements se déroulant sur plusieurs créneaux (dans la même journée comme sur plusieurs jours). Pour chaque période renseignée (par exemple deux week-ends), vous pouvez ajouter des créneaux et spécifier s'ils sont ou non réservés aux scolaires.

Vous avez la possibilité d’ajouter une option réservation à votre événement. Si vous passez par un formulaire d'inscription, nous attirons votre attention sur le fait qu'il doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles). Nous vous invitons notamment à avoir recours autant que possible à des plateformes sécurisées et libres de droits, hébergées sur des serveurs européens (comme YakForms par exemple).

Indiquez le nom de votre organisation, celle qui organise l’événement, dans la barre de recherche. Par défaut, c'est l'utilisateur qui remplit le formulaire qui sera indiqué comme organisateur si ce champ est laissé vide. Ne cliquer sur "Ajouter une nouvelle structure" que si vous n'avez pas encore enregistré votre organisation dans la base de données du site. Les informations (contact, logo, URL, courriel…) qui apparaissent sur la page événement correspondent à celles renseignées dans la fiche de votre organisation. Elles sont modifiables uniquement depuis la page « Mon profil » sur votre tableau de bord.

Le courriel de contact est une information à destination de votre coordination, il ne sera pas visible par le public.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres organisations enregistrées sur le site comme co-organisatrices de l’événement. Pour ce faire, rechercher l’organisation dans la barre de recherche. S’il n’existe pas encore, vous pouvez la créer.

Le champ « Partenaire ou autre participant impliqués dans l'événement » permet de saisir et mettre en valeur de façon différenciée les partenaires qui vous aident à mettre en œuvre l'événement. Pour les partenaires "Media" et "Financier", vous pouvez renseigner leur nom, un logo, et un lien de redirection. Sur la page de l'événement, le logo sera visible (à défaut le nom, si aucun logo n'a été chargé) et renverra vers le lien s'il a été renseigné.

Si votre événement appartient à un événement d’envergure, par exemple un village des sciences, vous avez la possibilité de les relier. Pour ce faire, cliquer sur « oui » puis dans la barre de recherche taper le titre du village des sciences par exemple.

Vous voilà arrivé à la fin du formulaire. Vous avez la possibilité de choisir le statut d’enregistrement de votre événement. En mode brouillon, le projet n’est visible que par vous et vous pourrez continuer à le modifier.

En mode modération, le projet sera visible par la coordination qui l’étudiera pour validation en fonction de son adéquation avec la charte de la Fête de la science. Si vous apportez des modifications à votre événement alors qu'il a déjà été mis en ligne par la coordination, elles ne seront pas visibles par le public sans repasser par la modération de la coordination. Repassez votre événement à "En modération" une fois toutes vos modifications effectuées pour que la coordination puisse les valider.